זהו הפרק השלישי בסדרה של מאמרים שמטרתם לסייע לארגונים ליישם להחזיק יעיל התדיינות בכתב. מאמר זה דן צעד 3: להגדיר את היקף לקיים את חוקי.

היקום של מסמכים ורשומות לשמר על ידי להחזיק הליטיגציה הוא נפוץ המכונה “היקף” של לקיים התדיינות. היקף לקיים התדיינות צריכה לכלול מסמכים ורשומות, כולל ESI, שרלוונטיות העובדות והנסיבות המעוררים צורך להחזיק משפטי. במילים אחרות, היקף לקיים התדיינות קשור ישירות לאירוע על ההדק. לדוגמה, בסכסוך בין בעל בית לדייר מסחרי היקף לקיים התדיינות עשויים לכלול החכירה, שינוי בכתב של החכירה, לשכור שטרות, התכתבות הקשורים החכירה, ודואר אלקטרוני על החכירה. היקף החומרים הקשורים לאירוע ההדק מונחה על ידי התדיינות בעבר היו מעורבים באירועים דומים ההדק או תביעות משפטיות בעניין עם האירוע על ההדק כי ניתחו את היקף מסמכים רלוונטיים לאירוע על ההדק. היקף יכול גם להיות מונחית על ידי דרישות שימור ספציפי של תובע פוטנציאלי, אם דרישות שימור יכול להיחשב סבירה הקשורים לאירוע על ההדק על ידי בית משפט.

הארגון מוטלת החובה לשמר מסמכים ורשומות כי “יודע, או אמור להכיר, סביר להניח כי יהיה המבוקש [על ידי יריב] בליטיגציה הנראה לעין באופן סביר.” Mosaid v. סמסונג, 348 F.Supp.2d 332, 333 (D.N.J. 2004). החובה לשמור ראיות “לא להרחיב מעבר ראיות רלוונטי וחומר לטענות על הנושא הליטיגציה.” Hynix Semiconductor Inc. ב. חברת Rambus, 2006 WL 565893, *27 (נ ד קאל. ג'ון. 5, 2006).

מה “רלוונטי” הוא מונח משפטי. הגדרה הכלול התקנות הפדרליות של ראיות:

“רלוונטיים ראיות” פירושו כל ראיות שיש נטייה להפוך את קיומה של העובדה כי הוא כל חשיבות להגדרה של הפעולה סביר יותר או סביר פחות זה יהיה ללא ראיות. “התקנות הפדרליות של ראיות,” כלל 401.

תקן לגילוי בליטיגציה אזרחית מחייבת הצדדים להחליף מידע “מחושב באופן סביר להוביל לגילוי של ראיות קבילות.” במילים אחרות, הצדדים להחליף מידע רלוונטי. מודרכת על ידי עקרונות אלה חוקי ארגון ויישום לקיים התדיינות צריך לקבוע מה רלוונטי העובדות והנסיבות שהולידו את החובה החוקית לשמור על ראיות. נושא זה נבדק לאחרונה גודמן v. Praxair שירותים, 2009 ארה"ב. Dist. Lexis 58263 (יולי. 7, 2009).

דרך Law.com – צעד 3 עבור משפטי בעל: ולהגדיר את היקף.